呼叫中心，無論是呼入還是外呼，其業(yè)務(wù)核心的本質(zhì)，都是信息的傳遞、知識的解答。它承擔(dān)著把產(chǎn)品和服務(wù)相關(guān)的信息傳遞給客戶，同時(shí)又要把客戶的需求、疑問和建議反饋給產(chǎn)品的生產(chǎn)者。從這個角度來看，呼叫中心是一個知識密集型的機(jī)構(gòu)，而且其知識的重復(fù)利用率較高，對呼叫中心業(yè)務(wù)素質(zhì)、服務(wù)質(zhì)量、客戶滿意度提升的關(guān)鍵指標(biāo)，從單純的人員素質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)橹R利用。
一、呼叫中心面臨的壓力和挑戰(zhàn)
呼叫中心的管理困境
其一、業(yè)務(wù)類困境
1）、產(chǎn)品品種繁多、更新變化加快，業(yè)務(wù)知識多而細(xì)
很多大企業(yè)都是這種發(fā)展?fàn)顩r。但這給呼叫業(yè)務(wù)帶來了難度，客服座席代表需要及時(shí)獲取和掌握大量關(guān)于產(chǎn)品及服務(wù)的知識，誰來及時(shí)地提供給他們知識？
2）、規(guī)范多、政策多、調(diào)整快，用戶咨詢千奇百怪
客服座席代表不僅要獲取和掌握產(chǎn)品及服務(wù)的現(xiàn)有知識，還必須應(yīng)對產(chǎn)品技術(shù)變化、服務(wù)政策變化，以便能應(yīng)付客戶提出的千奇百怪的問題，這需要座席代表不斷積累經(jīng)驗(yàn)、并分享別人的經(jīng)驗(yàn)。那又怎樣積累和分享咨詢業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)?zāi)兀?/p>
3）、業(yè)務(wù)處理流程復(fù)雜，個性化培訓(xùn)要求不斷提高
產(chǎn)品品種的增多、產(chǎn)品規(guī)模的增大，又必然使產(chǎn)品服務(wù)業(yè)務(wù)分工更細(xì)化，這帶來的是業(yè)務(wù)處理流程的復(fù)雜。這直接影響到座席代表如何準(zhǔn)確地給客戶解釋服務(wù)過程，所以又要求座席代表及時(shí)地得到各個業(yè)務(wù)處理過程（知識）的個性化培訓(xùn)。這又該如何做到？
其二、人員類困境
4）、員工人數(shù)逐漸增多，流動率比較大
現(xiàn)在的呼叫中心普遍有兩個情況：一是員工流動率大，二是新員工總是很多。這對總體員工（總體上）掌握和積累咨詢業(yè)務(wù)知識帶來了難度，員工的技能水平如何能穩(wěn)定下來？
5）、員工素質(zhì)相對偏低，如何縮短培訓(xùn)時(shí)間
一般的呼叫中心，考慮到人力資源成本，招聘的大多數(shù)員工都不是高學(xué)歷的，相對說來，員工素質(zhì)比較低，這就使員工進(jìn)入角色的時(shí)間拉得更長了。到底該如何縮短培訓(xùn)時(shí)間，盡快進(jìn)入角色？
6）、技術(shù)含量高的疑問問題不能及時(shí)解決，怎樣提升咨詢效率和質(zhì)量
對很多產(chǎn)品品種多、產(chǎn)品技術(shù)含量高的企業(yè)，有些客戶經(jīng)常會提出座席代表很難應(yīng)對、也難以找到專門人員來解決的問題。要是這些情況多了，可想而知，整體咨詢的效率和質(zhì)量怎么保障得了？
其三，管理與支持的困境：
7）、規(guī)范不能及時(shí)掌握
正如上述，產(chǎn)品及服務(wù)規(guī)范的及時(shí)掌握，單靠座席代表（員工）自己去達(dá)到是不可能的，顯然這要從管理上找到辦法去支持員工。
8）、咨詢服務(wù)經(jīng)驗(yàn)難以共享
也象前面講的，座席代表（員工）崗位技能的提高主要靠崗位經(jīng)驗(yàn)的積累和相關(guān)崗位人員經(jīng)驗(yàn)的共享。要實(shí)現(xiàn)經(jīng)驗(yàn)共享，特別是跨區(qū)域、跨時(shí)間大共享，就必須采取管理措施，構(gòu)成經(jīng)驗(yàn)知識共享的渠道。
9）、專家頭腦中的知識沒有被很好地發(fā)掘和利用
實(shí)際上，座席代表（員工）在咨詢服務(wù)中，最經(jīng)常、最希望的是專家人員能隨時(shí)隨地給予幫助。但哪些人算專家？怎樣快速地找到專家，特別是怎樣請跨區(qū)域的專家來幫助自己？這些問題顯然是要靠管理措施去解決。
10）、崗位工作沒有持續(xù)優(yōu)化的措施
座席代表（員工）的流動，使崗位工作技能得不到穩(wěn)定。即使有措施穩(wěn)定了，也還要持續(xù)優(yōu)化，才能使咨詢工作水平隨著實(shí)踐，越來越“最佳”。這顯然是要在管理上做文章。
影響呼叫中心核心問題的以上三方面的十因素或問題是細(xì)節(jié)問題，也才是呼叫中心直接面對的問題。而實(shí)際地看看，我們看到這十個問題無非是：產(chǎn)品知識快速獲取、咨詢經(jīng)驗(yàn)知識要沉淀共享、業(yè)務(wù)規(guī)范和過程（知識）要快速傳遞、專家頭腦經(jīng)驗(yàn)（知識）要挖掘出來、崗位工作知識要提升為最佳實(shí)踐。所以，我們可以說：解決呼叫準(zhǔn)確率和高效率問題、解決呼叫中心的運(yùn)行成本減低問題，其實(shí)際是應(yīng)用知識管理解決那三方面的十個細(xì)節(jié)問題！
上述問題是目前呼叫中心管理者必須面對和待解決的問題，從某種角度來講，呼叫中心面臨的壓力和挑戰(zhàn)可以歸結(jié)為一點(diǎn)“盡快的向用戶準(zhǔn)確提供他們需要的信息”，這正是知識管理的目標(biāo)所在。
近幾年來，知識管理系統(tǒng)開始引起呼叫中心越來越多的關(guān)注，來自不同行業(yè)的領(lǐng)頭羊，一些金融業(yè)大型呼叫中心、電信、零售和IT等領(lǐng)域的企業(yè)，以及政府的稅務(wù)、社保部門，紛紛在呼叫中心中導(dǎo)入知識管理理念，搭建以知識管理為核心的工作平臺，引進(jìn)知識管理推進(jìn)機(jī)制，以強(qiáng)化呼叫中心的業(yè)務(wù)，應(yīng)對面臨的壓力和挑戰(zhàn)。
實(shí)踐證明，作為具有知識密集、人員流動大、知識應(yīng)用不能完全依靠個人經(jīng)驗(yàn)等特點(diǎn)的業(yè)務(wù)組織，呼叫中心中實(shí)施知識管理具有很強(qiáng)的業(yè)務(wù)優(yōu)勢，可以很容易的顯現(xiàn)知識管理的價(jià)值，知識管理系統(tǒng)的導(dǎo)入和實(shí)施在有效提高組織對客戶需求的反映速度，降低經(jīng)營成本方面有著重要的意義！
二、KMPRO深藍(lán)海域呼叫中心知識庫解決方案
一、認(rèn)識呼叫中心（callcenter）知識管理
（一）呼叫中心知識管理系統(tǒng)定義
呼叫中心知識管理系統(tǒng)是指“知識”和“規(guī)則”的管理系統(tǒng)，它以呼叫知識庫為核心，以檢索查詢?yōu)橹饕侄巍Ｍㄟ^對呼叫中心員工個人知識、產(chǎn)品知識、專家知識、客戶知識的管理，并通過沉淀、總結(jié)、提煉、優(yōu)化等措施，最終將它們演變成呼叫中心可重復(fù)利用的組織知識。從而提高坐席的呼叫一次性完成率，減少后繼處理流程，提高客戶滿意度。
（二）呼叫中心知識管理系統(tǒng)知識管理五過程
產(chǎn)生：最初梳理規(guī)劃的各種類型知識庫；坐席、二線人員、Help Desk、專家等實(shí)際工作中產(chǎn)生的知識；外部獲取的競爭情報(bào)知識等等。
沉淀：積累沉淀在呼叫中心的業(yè)務(wù)環(huán)境中，供大家共享。
優(yōu)化：全體參與，在呼叫中心業(yè)務(wù)實(shí)踐中形成共識，并經(jīng)審批確認(rèn)。
應(yīng)用：應(yīng)用到實(shí)際呼叫業(yè)務(wù)中去，創(chuàng)造實(shí)際價(jià)值。
創(chuàng)新：呼叫中心集體的、系統(tǒng)的改變工作方式方法，呼叫業(yè)務(wù)獲得本質(zhì)提升。
（三）呼叫中心知識管理系統(tǒng)區(qū)別于一般知識管理的三大特點(diǎn)
呼叫中心也是信息知識中心
呼叫中心知識管理系統(tǒng)相對于一般的知識管理有著較大的差別，主要體現(xiàn)在下面三點(diǎn)：
第一，要求沉淀的知識準(zhǔn)確、易懂。客戶都是門外漢，員工回答的好壞直接影響著對客戶的承諾和服務(wù)水平，為了提高知識的準(zhǔn)確性和易懂性，需要完善知識審批制度和流程，同時(shí)需要在知識量比較大，知識更新周期比較短的情況下確保知識更新的及時(shí)性。
第二，必須提供快速查找知識的手段。用戶總是希望在最短的時(shí)間內(nèi)獲得最滿意的回答。為了達(dá)到這個目的，這就要求系統(tǒng)為每條知識提供全面準(zhǔn)確地元數(shù)據(jù)，如：標(biāo)題、描述和關(guān)鍵詞等等；需要系統(tǒng)精心設(shè)計(jì)查找工具，使得座席的查找更快、更簡單、更有效；當(dāng)查找工具不能完全解決問題的時(shí)候，需系統(tǒng)提供靈活的導(dǎo)航工具，如：知識地圖、知識之間的關(guān)聯(lián)鏈接等。
第三，滿足員工的培訓(xùn)和快速提升的需求。對于生產(chǎn)高新技術(shù)產(chǎn)品的企業(yè)，他們必須面對越來越快的產(chǎn)品更新?lián)Q代；而對于生產(chǎn)多種功能的通用產(chǎn)品的企業(yè)，他們又必須面對產(chǎn)品可能問題的復(fù)雜性和多變性。所以員工培訓(xùn)已經(jīng)成為呼叫中心成功的關(guān)鍵因素，呼叫中心知識管理系統(tǒng)應(yīng)具備支持員工培訓(xùn)的技術(shù)手段和組織制度保障。
（四）呼叫中心（callcenter）知識管理系統(tǒng)建設(shè)的內(nèi)容和需求
呼叫中心知識管理大廈
如上圖呼叫中心知識管理大廈。其是建立在呼叫中心知識管理理念文化、組織機(jī)構(gòu)基礎(chǔ)上，以人、知識庫、機(jī)制為核心，通過呼叫中心知識管理信息系統(tǒng)承載實(shí)施，以提高客戶滿意度為目的的綜合系統(tǒng)。
