1、為什么您的聯(lián)絡中心需要WFM工具？
聯(lián)絡中心出于各種原因而使用勞動力管理軟件。如果您的聯(lián)絡中心已著手實現(xiàn)以下任何目標，那么WFM工具將可以為您提供幫助。
- 減少在預測，計劃和實時管理上花費的精力
- 始終達到您的服務水平目標或期望的座席人數(shù)
- 確保計劃效率，即在可能的情況下，盡可能地利用可用的座席來覆蓋一天或一周中的聯(lián)系量波動
- 簡化和自動化員工如何請假
- 在座席之間自動進行換班
- 通過允許座席投標輪班或指定其可用性來使座席參與調(diào)度過
- 在進行建筑調(diào)整時自動考慮合同和法律約束
- 替換過于復雜且容易出錯的Excel電子表格
- 降低成本，例如通過更高效地安排座席，從而“事半功倍”
對于所有這些目標，WFM軟件提供了優(yōu)于手動計劃（例如使用Excel）的顯著優(yōu)勢。
2、必須滿足哪些內(nèi)部要求？
所有重要的利益相關者都必須支持該項目。這不僅是聯(lián)絡中心的管理人員和計劃部門本身，還包括IT部門以及采購和法律部門。
為了說服所有利益相關者，必須清楚地傳達使用勞動力管理工具的好處。
優(yōu)秀的WFM供應商將能夠為業(yè)務案例提供幫助，并針對每種類型的利益相關者提供演示，從而幫助您贏得批準。
大多數(shù)現(xiàn)代勞動力管理工具都是部分或完整的云應用程序。IT部門將希望確保該工具符合公司的云策略，與現(xiàn)有系統(tǒng)兼容并且遵守數(shù)據(jù)保護標準。
另一個強制性要求是，聯(lián)絡中心應該已經(jīng)有人熟悉勞動力管理的原則。
此人不必已經(jīng)使用過WFM工具。但是他（她）應該熟悉通用的規(guī)劃術語，并且知道服務水平，IVR，ACD和平均處理時間的含義。
如果缺少這些基本技能，則該軟件可能無法正確實施和使用。
3、如何為實施準備聯(lián)絡中心？
概述您的員工基礎。當前有哪些合同，員工的可用性如何，您的員工具有哪些技能？
您需要安排哪些活動來服務不同類型的客戶？您應該將這些數(shù)據(jù)收集在一個地方，以便可以在勞動力管理工具中輕松實現(xiàn)。
找出當前存在的隊列（即服務渠道，例如ACD上的不同電話線，電子郵件地址，Web聊天服務等）以及使用哪些技能將聯(lián)系人路由到座席。
找出可以在聯(lián)絡中心使用的歷史數(shù)據(jù)來源。對于呼叫，此數(shù)據(jù)可能存儲在ACD和其他系統(tǒng)中，用于諸如聊天，電子郵件和社交媒體等通信渠道。
您擁有的數(shù)據(jù)越多，返回的時間越長，則預測將越準確，因此整個計劃過程將受益。
如果您不了解勞動力管理的概念和最佳實踐，或者可以使用進修課程，則應該考慮接受培訓。
諸如呼叫中心學校之類的培訓提供商提供了在線培訓課程，這些課程針對聯(lián)絡中心的典型規(guī)劃領域。他們從規(guī)劃的基礎開始，然后進行有關預測，計劃和實時管理的專門培訓。
您對WFM的基本了解越多，新WFM工具的實施和使用就越順利。
4、在聯(lián)絡中心實施WFM工具需要哪些步驟？
制定技術先決條件：首先，讓您的IT團隊允許訪問WFM工具，例如使WFM網(wǎng)站成為“受信任的站點”，打開任何必要的端口，等等。
然后，在WFM工具與ACD或任何其他通信平臺之間建立連接。
WFM供應商應針對這兩個主題提供詳細的建議。
分析聯(lián)絡中心的結構：如果您為實施做好了準備，則此步驟應該相當快。
與WFM供應商一起，您可以確定存在哪些隊列并驅(qū)動工作負載，需要規(guī)劃哪些技能，在員工方面存在哪些合同和可用性，使用哪些通信渠道等等。
了解計劃流程：下一步是查看聯(lián)絡中心的計劃流程。這包括預測，人員需求計算，縮減計劃（在年度計劃，短期人員計劃和實時管理中），服務水平目標，計劃周期和休假計劃。
您還需要確定是否考慮員工的喜好，是否有輪班請求，培訓和指導的程序，舉行何種類型的會議，存在哪種類型的休息時間，報告的工作方式以及實時性執(zhí)行管理。
定義期望的結果：寫下您希望通過WFM實現(xiàn)的結果始終至關重要，以便以后可以衡量成功。
WFM的典型指標包括預測準確性，進度效率，服務水平成就，計劃花費的時間以及與進度相關的員工滿意度得分。
在WFM工具中實施計劃過程：現(xiàn)在，您逐步設置系統(tǒng)。這通常是在一系列的培訓講習班中完成的，持續(xù)數(shù)周。
在研討會之間，您的聯(lián)絡中心的WFM專家將他們所學的知識應用到各個階段，并逐步完成設置。
培訓講習班可以使用屏幕共享和視頻會議在您的站點上或遠程進行。
一些客戶更喜歡現(xiàn)場方法，但是遠程培訓更具成本效益，并且同樣可以成功。
創(chuàng)建第一個時間表：在建立計劃流程之后，將完成第一個預測并安排員工。
推出整個WFM解決方案：一旦時間表已發(fā)布并接受，重復的WFM周期就會開始：
預測體量，計算人員，建立和發(fā)布時間表，在一天中進行監(jiān)控和管理，與座席互動并最終分析結果以改善流程和每個連續(xù)周期的結果。
長期的供應商支持：每隔幾個月，您的WFM供應商應檢查當前狀態(tài)并在必要時提供進一步的幫助。這是重新檢查您在步驟4中定義的預期結果的好時機。
您的WFM供應商應以更長的時間間隔安排戰(zhàn)略會議，以雙向共享新聞，以便您在業(yè)務發(fā)展中繼續(xù)從工具中獲得最大收益。
根據(jù)產(chǎn)品專家的建議，可以激活到目前為止尚未使用的功能，并可以改進現(xiàn)有流程。
所需的進一步研討會：當新的計劃者加入聯(lián)絡中心時，現(xiàn)有的計劃團隊必須使他們熟悉WFM軟件的使用。這很重要，因為許多功能不是很容易理解。
如有必要，還可以邀請該工具的供應商來組織其他培訓和建議研討會。
5、實施需要多長時間？我需要投入多少精力？
通常，基本實施過程至少需要4-5周的時間，并且在此期間需要舉行研討會。
在injixo，我們的經(jīng)驗是，一個連續(xù)的為期5天的培訓課程通常是沒有意義的，因為它沒有足夠的時間讓聯(lián)絡中心將每個培訓課程中所教的內(nèi)容付諸實踐。
較小的聯(lián)絡中心應期望4-7個工作日。對于較大的，通常是10-20天，每周有兩個研討會。
大型聯(lián)絡中心的實施階段需要更長的時間，因為它們通常使用該工具的更多功能，需要培訓更多的員工，并且計劃通常更加復雜。
好的WFM供應商將進行全面發(fā)現(xiàn)，并提供適合您需求的入門套件。
如上所述，WFM軟件培訓通常以講習班的形式進行，而不是作為講座進行。
講習班首先介紹勞動力管理的一般概念以建立基本的了解。然后，在軟件中演示各個計劃步驟，并由研討會參與者進行實踐。
6、在實施WFM軟件時，我需要供應商的單獨幫助嗎？
絕對。勞動力管理軟件可為復雜問題提供解決方案。準確了解軟件中的計劃步驟很重要。
規(guī)模很小的聯(lián)絡中心，流程非常簡單，但很少有員工可以自己實施軟件。如果有，前提是他們已經(jīng)非常熟悉勞動力管理并且以前使用過WFM軟件。
7、我是否需要讓我的IT團隊參與進來，如果需要，需要多長時間？
需要。通常，至少需要IT部門連接ACD，電話系統(tǒng)和數(shù)據(jù)源。防火墻（如果有）也必須進行相應配置。
但是，通常情況下，不需要太多時間。至少這是我們在injixo的經(jīng)驗。通常一次配合就足夠了。
8、實施成本是多少？
好的WFM供應商將指派一名經(jīng)驗豐富的WFM顧問來服務于新客戶。入門計劃應根據(jù)您的需求量身定制，并且會收取一定費用。
除此之外，您還需要考慮到聯(lián)絡中心的計劃人員要投入多少時間才能參加研討會并在新系統(tǒng)中建立計劃流程。
系統(tǒng)一經(jīng)推出，座席，團隊負責人和日間管理人員就需要熟悉新流程和新工具。
如果其中一些人已經(jīng)滿負荷工作，則可能會出現(xiàn)延遲。
9、什么是典型的障礙？
稀缺的內(nèi)部資源：要立即實施，您需要預先說服所有決策者，員工和IT部門，陳述WFM工具的優(yōu)勢。這樣，您可以確保擁有用于實施的必要資源。
員工感到不知所措：并非應該在第一個計劃周期中直接使用新軟件的所有功能。
例如，幾個月后可以逐步引入假期計劃，輪班變更和許多其他功能。
這樣，您可以確保新計劃工具的引入盡可能順利，并且您的員工不會感到不知所措。
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