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    建立一個有凝聚力的協(xié)作生態(tài)系統(tǒng)的4個技巧

    --協(xié)作技術(shù)的普及足以使IT專業(yè)人士的頭腦旋轉(zhuǎn)

    2017-11-22 10:25:59   作者:   來源:CTI論壇   評論:0  點擊:


      CTI論壇(ctiforum.com)(編譯/老秦): IT專業(yè)人士都知道協(xié)作技術(shù)對于企業(yè)內(nèi)部的溝通是至關(guān)重要的,但是他們知道在功能工具和成本上的重疊嗎?答案顯然是否定的。最近一項由Spiceworks委托開展的研究顯示,56%的IT專業(yè)人士不知道他們的企業(yè)在協(xié)作即付即用或許可方面的花費有多大。
      協(xié)作技術(shù)正引領(lǐng)著一個即時溝通和提高生產(chǎn)力的時代。隨著遠程勞動力的增加,對協(xié)作的需求將會更大,團隊正在尋找能夠完成工作的工具。隨著新視頻、語音和聊天技術(shù)的不斷涌現(xiàn),這些技術(shù)聲稱可以解決一個或另一個問題,但必須要弄明白一家企業(yè)用來留住員工的所有工具都是很有挑戰(zhàn)性的。
      它應(yīng)該尋求創(chuàng)建一個有凝聚力的協(xié)作生態(tài)系統(tǒng)--一個集成的、可互操作的工具集,讓每個員工可以實現(xiàn)更有效地溝通。
      這個生態(tài)系統(tǒng)應(yīng)該是相互關(guān)聯(lián)的,沒有重疊的技術(shù),可靠的,安全的,可擴展的。只有這樣,一個企業(yè)才能建立一個真正連接的工作場所,支持無縫的、普遍采用的通信。
      以下是IT專業(yè)人士可以采取的一些步驟,將他們混亂的會議協(xié)作工具轉(zhuǎn)換成一個運轉(zhuǎn)良好的機器:
      1、對協(xié)作技術(shù)進行審核。在弄清楚你真正需要什么工具之前,最關(guān)鍵的一步是盤點,確定哪些協(xié)作技術(shù)已經(jīng)在使用,以及經(jīng)常使用。看看你的解決方案提供的使用數(shù)據(jù),但也要確保與員工建立一個公開的對話,以了解他們是否在使用應(yīng)用程序和工具之外的東西。這些信息可以幫助防止陰影,這將幫助它成為一個伙伴和受信任的顧問,而不是一個“壞警察”。
      2、在任何可能的地方加強審計。最近的Spiceworks調(diào)查顯示,平均而言,各企業(yè)在三家供應(yīng)商之間購買了四項溝通和會議技術(shù),試圖建立一個成功的解決方案。不管這些解決方案是否被充分利用,它們都是要支付的。跟蹤你的審計所發(fā)現(xiàn)的所有產(chǎn)品的利益相關(guān)者和合同,并尋找諸如多個維護協(xié)議、支持合同、基于細節(jié)的費用和單位硬件成本。請記住,這些解決方案的所有權(quán)的總成本不僅僅是許可費用。整合不僅節(jié)省了資金,而且使整個協(xié)作生態(tài)系統(tǒng)更容易在企業(yè)的所有部門進行部署和控制。
      3、評估新的解決方案。在構(gòu)建一個有凝聚力的協(xié)作生態(tài)系統(tǒng)時,有一些事情需要考慮:
    • 互操作性--當使用協(xié)作技術(shù)時,你應(yīng)該期望基于標準的互操作性和無縫客戶邀請流程,以擴展與組織之外的供應(yīng)商、合作伙伴和客戶的通信。如果協(xié)作工具不能“與他人友好地一起玩耍”,那就忘了它吧!
    • 可靠性--并非所有的協(xié)作技術(shù)都是平等的。免費和消費級的應(yīng)用程序在圖像質(zhì)量和像素化方面都很差,而且在試圖進行通信時也會出現(xiàn)帶寬問題。視頻協(xié)作技術(shù)的關(guān)鍵在于,即使人們在1萬英里以外的地方,談話也會在同一個房間里進行的一樣。
    • 安全性--它的主要職責(zé)之一是確保包含機密公司信息的協(xié)作產(chǎn)品和服務(wù)盡可能地安全。在選擇或評估你的解決方案時,確保你所有的數(shù)據(jù),無論是靜止的還是活動的,都是加密的;你的應(yīng)用程序、系統(tǒng)和設(shè)備在防火墻后面是安全的;自動更新可以確保及時和有效的安全性。
      4、召集你的團隊,制定一個計劃。為了使你的企業(yè)協(xié)作工具順利有效地進行,你必須讓每個人都對新的方向感到興奮。部門領(lǐng)導(dǎo)和所有受變革影響的團隊成員都需要加入決策機構(gòu)。在每個部門找到一個關(guān)鍵的合作伙伴,他們可以幫助傳播好消息和推動改革。你的盟友可以幫助每個人都進入新的合作方式。
      合作是現(xiàn)代工作場所的基石,是團隊合作的關(guān)鍵因素,也是平衡業(yè)務(wù)的重要組成部分。IT在創(chuàng)建和維護一個有凝聚力的協(xié)作生態(tài)系統(tǒng)中扮演著重要的角色,在這個生態(tài)系統(tǒng)中,技術(shù)促進無縫通信,而不是阻礙它。最終,它將成為創(chuàng)建一個協(xié)同工作場所的幕后推手--在技術(shù)動蕩的背景下,這是一種平靜。
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