雖然漸進式的調(diào)整可能是最好的選擇，但如果不首先用整體的高層次設(shè)計創(chuàng)建戰(zhàn)略路線圖，以零碎的方式進行轉(zhuǎn)型，可能會導(dǎo)致流程重復(fù)和內(nèi)置系統(tǒng)效率低下。在購買或打開任何單個組件之前，與利益相關(guān)者一起執(zhí)行需求評估和事實調(diào)查任務(wù)是至關(guān)重要的。除了考慮組織目標外，一個可靠的聯(lián)絡(luò)中心轉(zhuǎn)型計劃還需要一些專門的調(diào)查。
一旦確定了聯(lián)絡(luò)中心的組織目標，就必須量化部門需求和現(xiàn)有流程的痛點。這樣做對于開發(fā)一種優(yōu)先的、漸進的轉(zhuǎn)換方法是關(guān)鍵的。與執(zhí)行層員工的會議將涵蓋公司的總體目標，而一線和部門員工可能會提出難點和要求。您的需求評估必須包括組織內(nèi)所有級別的關(guān)鍵利益相關(guān)者，因為了解這些問題將決定哪些優(yōu)先事項可以最好地簡化新的聯(lián)絡(luò)中心。
確定哪些工具目前正在使用，以及它們是如何被使用的對于記錄痛點同樣重要。雖然已建立和支持的工具可能很容易識別，但也可能創(chuàng)建了數(shù)量驚人的臨時、不受支持的工具和流程，以填補現(xiàn)有技術(shù)中的空白，這些技術(shù)代表了大型組織中經(jīng)常存在的“影子IT”組件。
由于這些量化工具已在部門一級實施，以滿足一線員工認為至關(guān)重要的特定需求，因此提供這些工具的第三方供應(yīng)商被部署這些工具的小組視為救世主。提供這些工具的供應(yīng)商都非常渴望通過提供打折服務(wù)進入市場，而打折服務(wù)隨后在企業(yè)文化中根深蒂固。同時，員工可能對產(chǎn)品的功能有過大的看法，因為它能很好地執(zhí)行他們需要的一項功能。行業(yè)銷售人員善于將自己定位為一線員工的倡導(dǎo)者，對變革產(chǎn)生抵制。
在轉(zhuǎn)型項目的需求評估階段，“影子IT”的作用常常被忽視。除非替換技術(shù)能夠復(fù)制當前工具提供的功能，否則這些組件將繼續(xù)與支持的解決方案并行發(fā)展，但不在新技術(shù)提供的高級報告、分析和智能的視野之內(nèi)，因此缺少集成的全渠道解決方案的關(guān)鍵優(yōu)勢。
除了對其進行陰影處理外，還可能存在具有與聯(lián)絡(luò)中心功能重疊的功能的相鄰應(yīng)用程序。例如，一些客戶關(guān)系管理（CRM）平臺除了傳統(tǒng)的CRM功能外，還成功地實現(xiàn)了數(shù)字渠道交互。一旦使用CRM的數(shù)字渠道組件嵌入，銷售人員可能會說服員工“添加語音渠道”是一種簡單的方法，也是采購以聯(lián)絡(luò)中心為中心的解決方案的合理選擇。一旦出現(xiàn)這種情況，讓一線員工相信CRM解決方案并不是最適合所有聯(lián)絡(luò)中心需求的解決方案將是一項挑戰(zhàn)。
此外，各部門可能已通過將現(xiàn)有系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)導(dǎo)出為電子表格格式來創(chuàng)建定制報告，然后對電子表格進行處理以提供特定信息。理解這些特別的、自制的報告對于確保替換解決方案提供成功采用所需的關(guān)鍵信息同樣重要。您應(yīng)該仔細注意封裝在現(xiàn)有自定義報表中的特定報表要求。
雖然逐步改造聯(lián)絡(luò)中心是最好的方法，但在實施任何組件之前，創(chuàng)建戰(zhàn)略計劃、路線圖和整體架構(gòu)對于確保采用和提高效率至關(guān)重要。全面的需求分析，包括量化所有現(xiàn)有的工具和過程，是制定成功計劃的重要第一步。
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