目前約有42％的美國工人每天在工作中使用即時通訊應用程序。這個數字在科技行業(yè)甚至更高，其中71％的人說他們一直依賴聊天應用程序。
當然，就像業(yè)務領域中的任何其他工具一樣，對于公司而言，確保其團隊有效利用這些資源至關重要。
即時消息傳遞工具可能非常有價值，但它們也可能導致消息泛濫和混亂，從而常常損害員工的生產率。
在上面引用的研究中，有24％的受訪者表示即時消息傳遞應用程序產生了即時響應的壓力，而其他受訪者則聲稱，消息傳遞應用程序使其難以專注于工作。
那么，如何獲得適當的平衡？
1、確認“請勿打擾”狀態(tài)
當今任何團隊協作工具中最關鍵的功能之一就是“狀態(tài)”功能。您的員工可以在這里查看哪些同事在線，以及他們在任何特定時刻的工作狀態(tài)。
在線功能使員工在處理復雜項目時可以將自己設置為“忙碌”，“離開”或處于“請勿打擾”模式。
向團隊成員推廣協作工具時，請確保每個人都知道如何尊重“請勿打擾”狀態(tài)。
在需要人員時為其留出空間，并等待其狀態(tài)再次設置為“可用”，然后再開始向他們發(fā)送消息。這將有助于減少工作場所的生產力損失。
2、僅消息相關人員
團隊協作工具使您可以輕松地同時向工作場所中的每個人廣播消息。
乍一看，這似乎是避免將同一條消息復制/粘貼到數十個不同員工的簡單方法。但是，并非每個人都需要了解公司中的每個更新。
為避免團隊成員在內容上感到不知所措，請確保您僅向需要看的人發(fā)送消息。
許多協作工具可讓您為員工中的特定群體（例如銷售，市場營銷或技術團隊）創(chuàng)建渠道。
利用此分組功能，可確保您將郵件發(fā)送給合適的人，而不會打擾其他人員。
另外，在@消息之前，花點時間找出誰屬于該消息范疇，并確定每個人是否都需要接收同一信息。
如果您有特定的話題要與個人或少數人討論，則私信可能會更好。
3、有禮貌
有禮貌是任何溝通禮儀策略的共同特征。僅僅因為協作工具使企業(yè)可以自由地快速發(fā)送消息，并不意味著您應該忘記自己的舉止。
記住要尊重同事并通過說“你好”和“你好嗎？”開始每次談話。不要在沒有先進行對話的情況下向員工提出要求，或者向團隊成員發(fā)送無數問題。
當您繼續(xù)充分利用協作工具時，最好是盡可能保持快速響應。但是，團隊成員不一定需要回應公共渠道上顯示的每條消息。
過于規(guī)律的回應可能會分散您的注意力，尤其是當回應無法給對話帶來任何價值時。
4、重視文化背景
如果您在一家遍布全球的公司工作，則很有可能會與來自許多不同國家和文化的同事聊天。
考慮到這一點，必須使用能引起所有人共鳴的語言。避免使用晦澀語言，因為這經常會導致混亂和意外冒犯的發(fā)生。
此外，請確保您了解您說的話在其他文化中的含義。您不希望錯誤的用語損害您與團隊成員之間的關系。
每當您通過即時消息與團隊進行對話時，都要表現出同情心，友善和尊重。
另外，如果您不了解同事說的話，請不要只是回答“是什么？”，請向上滾動并查看是否可以從對話中找出答案。
5、盡可能減少沖突
雖然群聊設置為團隊今天的交流提供了一種非常方便，敏捷的方式，但它們并非萬無一失。
在群聊中容易產生誤解和沖突，尤其是當您使用書面語言而不是口頭語言和面對面的交流時。
隨便的評論很容易被誤讀，尤其是在快節(jié)奏的環(huán)境中，消息一次在多個成員之間來回傳播。
如果您擔心談話可能導致摩擦，請考慮如何將沖突降到最低。
如果由于信息頻繁出現在您的儀表板上而使討論開始困擾或分散您的注意力，則您不必離開對話，因為這可以解釋為忙碌。只需使對話靜音，直到您稍后可以返回即可。
更新您的溝通策略
即時通訊工具和團隊協作軟件是更新和增強溝通策略的絕佳方式。但是，就像團隊中的其他資產一樣，必須學習如何有效使用這些工具。
確保您和您的團隊具有一套共同的禮節(jié)規(guī)則，在進行消息傳遞和基于文本的聊天時，您都可以遵守。這將有助于在您的協作環(huán)境中將混亂，沖突和其他問題降至最低。
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https://www.callcentrehelper.com/tips-keep-remote-agents-happy-motivated-160762.htm
