目前約有42％的美國(guó)工人每天在工作中使用即時(shí)通訊應(yīng)用程序。這個(gè)數(shù)字在科技行業(yè)甚至更高，其中71％的人說他們一直依賴聊天應(yīng)用程序。
當(dāng)然，就像業(yè)務(wù)領(lǐng)域中的任何其他工具一樣，對(duì)于公司而言，確保其團(tuán)隊(duì)有效利用這些資源至關(guān)重要。
即時(shí)消息傳遞工具可能非常有價(jià)值，但它們也可能導(dǎo)致消息泛濫和混亂，從而常常損害員工的生產(chǎn)率。
在上面引用的研究中，有24％的受訪者表示即時(shí)消息傳遞應(yīng)用程序產(chǎn)生了即時(shí)響應(yīng)的壓力，而其他受訪者則聲稱，消息傳遞應(yīng)用程序使其難以專注于工作。
那么，如何獲得適當(dāng)?shù)钠胶猓?/div>
1、確認(rèn)“請(qǐng)勿打擾”狀態(tài)
當(dāng)今任何團(tuán)隊(duì)協(xié)作工具中最關(guān)鍵的功能之一就是“狀態(tài)”功能。您的員工可以在這里查看哪些同事在線，以及他們?cè)谌魏翁囟〞r(shí)刻的工作狀態(tài)。
在線功能使員工在處理復(fù)雜項(xiàng)目時(shí)可以將自己設(shè)置為“忙碌”，“離開”或處于“請(qǐng)勿打擾”模式。
向團(tuán)隊(duì)成員推廣協(xié)作工具時(shí)，請(qǐng)確保每個(gè)人都知道如何尊重“請(qǐng)勿打擾”狀態(tài)。
在需要人員時(shí)為其留出空間，并等待其狀態(tài)再次設(shè)置為“可用”，然后再開始向他們發(fā)送消息。這將有助于減少工作場(chǎng)所的生產(chǎn)力損失。
2、僅消息相關(guān)人員
團(tuán)隊(duì)協(xié)作工具使您可以輕松地同時(shí)向工作場(chǎng)所中的每個(gè)人廣播消息。
乍一看，這似乎是避免將同一條消息復(fù)制/粘貼到數(shù)十個(gè)不同員工的簡(jiǎn)單方法。但是，并非每個(gè)人都需要了解公司中的每個(gè)更新。
為避免團(tuán)隊(duì)成員在內(nèi)容上感到不知所措，請(qǐng)確保您僅向需要看的人發(fā)送消息。
許多協(xié)作工具可讓您為員工中的特定群體（例如銷售，市場(chǎng)營(yíng)銷或技術(shù)團(tuán)隊(duì)）創(chuàng)建渠道。
利用此分組功能，可確保您將郵件發(fā)送給合適的人，而不會(huì)打擾其他人員。
另外，在@消息之前，花點(diǎn)時(shí)間找出誰屬于該消息范疇，并確定每個(gè)人是否都需要接收同一信息。
如果您有特定的話題要與個(gè)人或少數(shù)人討論，則私信可能會(huì)更好。
3、有禮貌
有禮貌是任何溝通禮儀策略的共同特征。僅僅因?yàn)閰f(xié)作工具使企業(yè)可以自由地快速發(fā)送消息，并不意味著您應(yīng)該忘記自己的舉止。
記住要尊重同事并通過說“你好”和“你好嗎？”開始每次談話。不要在沒有先進(jìn)行對(duì)話的情況下向員工提出要求，或者向團(tuán)隊(duì)成員發(fā)送無數(shù)問題。
當(dāng)您繼續(xù)充分利用協(xié)作工具時(shí)，最好是盡可能保持快速響應(yīng)。但是，團(tuán)隊(duì)成員不一定需要回應(yīng)公共渠道上顯示的每條消息。
過于規(guī)律的回應(yīng)可能會(huì)分散您的注意力，尤其是當(dāng)回應(yīng)無法給對(duì)話帶來任何價(jià)值時(shí)。
4、重視文化背景
如果您在一家遍布全球的公司工作，則很有可能會(huì)與來自許多不同國(guó)家和文化的同事聊天。
考慮到這一點(diǎn)，必須使用能引起所有人共鳴的語言。避免使用晦澀語言，因?yàn)檫@經(jīng)常會(huì)導(dǎo)致混亂和意外冒犯的發(fā)生。
此外，請(qǐng)確保您了解您說的話在其他文化中的含義。您不希望錯(cuò)誤的用語損害您與團(tuán)隊(duì)成員之間的關(guān)系。
每當(dāng)您通過即時(shí)消息與團(tuán)隊(duì)進(jìn)行對(duì)話時(shí)，都要表現(xiàn)出同情心，友善和尊重。
另外，如果您不了解同事說的話，請(qǐng)不要只是回答“是什么？”，請(qǐng)向上滾動(dòng)并查看是否可以從對(duì)話中找出答案。
5、盡可能減少?zèng)_突
雖然群聊設(shè)置為團(tuán)隊(duì)今天的交流提供了一種非常方便，敏捷的方式，但它們并非萬無一失。
在群聊中容易產(chǎn)生誤解和沖突，尤其是當(dāng)您使用書面語言而不是口頭語言和面對(duì)面的交流時(shí)。
隨便的評(píng)論很容易被誤讀，尤其是在快節(jié)奏的環(huán)境中，消息一次在多個(gè)成員之間來回傳播。
如果您擔(dān)心談話可能導(dǎo)致摩擦，請(qǐng)考慮如何將沖突降到最低。
如果由于信息頻繁出現(xiàn)在您的儀表板上而使討論開始困擾或分散您的注意力，則您不必離開對(duì)話，因?yàn)檫@可以解釋為忙碌。只需使對(duì)話靜音，直到您稍后可以返回即可。
更新您的溝通策略
即時(shí)通訊工具和團(tuán)隊(duì)協(xié)作軟件是更新和增強(qiáng)溝通策略的絕佳方式。但是，就像團(tuán)隊(duì)中的其他資產(chǎn)一樣，必須學(xué)習(xí)如何有效使用這些工具。
確保您和您的團(tuán)隊(duì)具有一套共同的禮節(jié)規(guī)則，在進(jìn)行消息傳遞和基于文本的聊天時(shí)，您都可以遵守。這將有助于在您的協(xié)作環(huán)境中將混亂，沖突和其他問題降至最低。
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