郵件歸檔審計(jì)解決方案在三一重工的實(shí)施（上）

一、     概述
隨著我國制造業(yè)的不斷發(fā)展，制造業(yè)信息化水平也迅速提升，電子郵件成為傳遞工作信息的重要手段，電子設(shè)計(jì)文稿等大數(shù)據(jù)也越來越多地出現(xiàn)在進(jìn)出郵件系統(tǒng)和在企業(yè)內(nèi)部傳送的郵件中。大數(shù)據(jù)的日益增長給制造業(yè)企業(yè)帶來的麻煩是這種情況出現(xiàn)之前所無法想象的：數(shù)據(jù)紛繁難以查找、占據(jù)巨大空間管理困難、系統(tǒng)負(fù)荷過大無法正常運(yùn)轉(zhuǎn)……郵件僅僅在時(shí)間的積累下也會(huì)出現(xiàn)上述問題，更不必說有大數(shù)據(jù)的參與，郵件的管理問題更加復(fù)雜。本案例中MessageSolution為三一重工實(shí)施了郵件歸檔審計(jì)解決方案，解決了郵件查找、日常管理和系統(tǒng)運(yùn)維的困難，保證了郵件的信息安全和法規(guī)遵從，助力三一重工的信息化建設(shè)，為制造業(yè)信息化提供了極具代表性的樣本。
 
二、     項(xiàng)目背景
    三一集團(tuán)有限公司始創(chuàng)于1989年。自成立以來，三一集團(tuán)秉持“創(chuàng)建一流企業(yè)，造就一流人才，做出一流貢獻(xiàn)”的企業(yè)宗旨，打造了業(yè)內(nèi)知名的“三一”品牌。2010年，三一集團(tuán)銷售超過500億元。2011年，三一集團(tuán)實(shí)現(xiàn)銷售802億元。2011年7月，三一重工以215.84億美元的市值，首次入圍FT全球500強(qiáng)，成為唯一上榜的中國機(jī)械企業(yè)。目前集團(tuán)擁有員工6萬余名，是中國最大、全球第六的工程機(jī)械制造商。近年來，三一連續(xù)獲評(píng)為中國企業(yè)500強(qiáng)、工程機(jī)械行業(yè)綜合效益和競爭力最強(qiáng)企業(yè)、福布斯“中國頂尖企業(yè)”、中國最具成長力自主品牌、中國最具競爭力品牌、中國工程機(jī)械行業(yè)標(biāo)志性品牌、亞洲品牌50強(qiáng)。
三一集團(tuán)的核心企業(yè)三一重工于2003年7月3日上市，是中國股權(quán)分置改革首家成功并實(shí)現(xiàn)全流通的企業(yè)。在國內(nèi)，三一建有上海、北京、沈陽、昆山、長沙等五大產(chǎn)業(yè)基地。在全球，三一建有21個(gè)海外子公司，業(yè)務(wù)覆蓋達(dá)150個(gè)國家，產(chǎn)品出口到110多個(gè)國家和地區(qū)。目前，三一已在印度、美國、德國、巴西相繼投資建設(shè)工程機(jī)械研發(fā)制造基地。
三一重工在做郵件歸檔產(chǎn)品選型時(shí)，從公司資質(zhì)、產(chǎn)品架構(gòu)、售后服務(wù)等多方面進(jìn)行考核，并進(jìn)行了嚴(yán)格的試用，在充分比較了目前市場(chǎng)上主流郵件歸檔產(chǎn)品的成熟性、便捷性、穩(wěn)定性、擴(kuò)展性和適用性等各項(xiàng)指標(biāo)后，最終選擇了MessageSolution的郵件歸檔審計(jì)系統(tǒng)EEA。
 
三、     產(chǎn)品簡介
    企業(yè)郵件歸檔審計(jì)系統(tǒng)EEA在以下領(lǐng)域幫助用戶減少業(yè)務(wù)上和信息技術(shù)上的風(fēng)險(xiǎn)：
■法規(guī)遵從與郵件審計(jì)       ■查找證據(jù)支持訴訟
■優(yōu)化郵件服務(wù)器存儲(chǔ)       ■快速查詢與郵件監(jiān)管
■恢復(fù)丟失郵件             ■郵件長期歸檔保留
EEA的主要功能模塊：
■法規(guī)遵從                   ■郵件審計(jì)稽核
■快速搜索，智能查詢         ■數(shù)據(jù)存儲(chǔ)倉庫
■數(shù)據(jù)挖掘                   ■監(jiān)督管理
■歸檔歷史郵件               ■Outlook集成與郵箱管理
■Lotus Domino/Notes集成      ■OWA集成
■DWA集成                   ■內(nèi)置全文搜索引擎
■郵件跟蹤                   ■單實(shí)例存儲(chǔ)和壓縮
■郵箱恢復(fù)                   ■PST/NSF文件管理
EEA在制造業(yè)、金融業(yè)等多個(gè)行業(yè)中均有突出表現(xiàn)，連年獲得制造業(yè)信息化優(yōu)秀推薦產(chǎn)品獎(jiǎng)、創(chuàng)新解決方案獎(jiǎng)、微軟金牌合作伙伴等多個(gè)獎(jiǎng)項(xiàng)，深受廣大用戶和合作伙伴的好評(píng)。
 
四、     歸檔需求
三一重工是中國領(lǐng)先的工程機(jī)械制造商，業(yè)務(wù)繁忙、員工眾多、海量郵件超大數(shù)據(jù)、工作網(wǎng)點(diǎn)分布全球，這些特點(diǎn)促使其產(chǎn)生了全面而嚴(yán)格的歸檔需求。
法規(guī)遵從：被稱為“中國版《薩班斯法案》”的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》要求上市公司必須執(zhí)行，同時(shí)鼓勵(lì)非上市大中型企業(yè)執(zhí)行。其中對(duì)郵件等信息的要求是：保留所有業(yè)務(wù)記錄，包括電子記錄和郵件在內(nèi)，不可少于5年；要求上市公司和注冊(cè)會(huì)計(jì)師事務(wù)所必須保留構(gòu)成審計(jì)或評(píng)估基礎(chǔ)的審計(jì)工作報(bào)告、文檔和證明其結(jié)論的信息至少7年，即與審計(jì)工作報(bào)告和財(cái)務(wù)管理有關(guān)的電子郵件通訊記錄，至少也要保留7年。三一重工具有海量郵件和超大數(shù)據(jù)，僅用備份并不能使郵件數(shù)據(jù)得到及時(shí)梳理，無法達(dá)到專業(yè)歸檔的效果，也不能滿足信息審計(jì)需求，即無法有效實(shí)現(xiàn)法規(guī)遵從。
信息安全：郵件中包含大量商業(yè)信息，單獨(dú)的郵件系統(tǒng)無法保證重要信息的安全，需要?dú)w檔系統(tǒng)通過權(quán)限分配、數(shù)據(jù)加密等方式來保證重要信息無法外流。
郵件搜索：要從日積月累的大量郵件中查找一段時(shí)間以前某個(gè)項(xiàng)目的相關(guān)郵件，如何在搜索信息不全的情況下快速查找？郵件搜索是使用過程中常見且棘手的問題。
郵件管理：郵件中包含的信息分散在各處，要對(duì)所有的進(jìn)、出、內(nèi)部發(fā)送的全部郵件進(jìn)行集中化歸檔管理，包括郵箱管理、監(jiān)督管理、重要項(xiàng)目的監(jiān)督、敏感詞語的監(jiān)察。