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專題一：呼叫中心行業(yè)介紹

李寶民 2003/03/06

欄目1.1 什么是呼叫中心

。。呼叫中心可以這樣定義，它是充分利用現(xiàn)代通訊與計算機技術(shù)，如IVR（交互式語音應(yīng)答系統(tǒng)）、ACD（自動呼叫分配系統(tǒng)）等等，可以自動地處理大量各種不同的電話呼入和呼出業(yè)務(wù)和服務(wù)的運營操作場所。

。。電話呼入型呼叫中心的特點是接聽顧客來電，為顧客提供一系列的服務(wù)與支持，例如在IT行業(yè)中的技術(shù)支持中心，保險行業(yè)中的電話理賠中心等。而電話呼出型呼叫中心一般說來，以從事市場營銷和電話銷售活動為主，是企業(yè)的利潤中心，這一類型的呼叫中心大多為郵購公司、行銷與直銷公司所擁有。

。。呼叫中心就是在一個相對集中的場所，由一批服務(wù)人員組成的服務(wù)機構(gòu)，通常利用計算機通訊技術(shù)，處理來自企業(yè)顧客的電話垂詢，尤其具備同時處理大量來話的能力，還具備主叫號碼顯示，可將來電自動分配給具備相應(yīng)技能的人員處理，并能記錄和儲存所有來話信息。一個典型的以客戶服務(wù)為主的呼叫中心可以兼具呼入與呼出功能，當處理顧客的信息查詢、咨詢、投訴等業(yè)務(wù)的同時，可以進行顧客回訪、滿意度調(diào)查等呼出業(yè)務(wù)。

。。目前，呼叫中心已經(jīng)廣泛地應(yīng)用在市政、公安、交管、郵政、電信、銀行、保險、證券、電力、IT和市場行銷等行業(yè)，以及所有需要利用電話進行產(chǎn)品行銷、服務(wù)與支持的大型企業(yè)，使企業(yè)的客戶服務(wù)與支持和增值業(yè)務(wù)得以實現(xiàn)，并極大地提高了相應(yīng)行業(yè)的服務(wù)水平和運營效率。

欄目1.2 為什么要實施呼叫中心項目

。。對于任何一個企業(yè)來說，選擇實施呼叫中心項目主要基于兩個原因。其一，是期望能為其顧客提供更好的服務(wù)；其二，是為了減少和降低運營管理成本。除此以外，實施呼叫中心項目還有一些正當且充分的理由，其中包括：

• 能更好地控制電話呼入和呼出的優(yōu)先次序
• 使全員生產(chǎn)力最大化
• 提升顧客滿意度，達到客戶要求的服務(wù)水準協(xié)定
• 確保員工安全（取消員工與顧客的直接接觸）
  呼叫中心作為提升顧客服務(wù)水平、降低運營成本的工具，應(yīng)同時具備一系列的技術(shù)與管理支持手段，其中包括：
• 對于各種類型的投訴或報表進行遠程歸檔
• 針對顧客相關(guān)信息的調(diào)查
• 信息管理系統(tǒng)的支持，如注冊信息、歸檔信息、及分配程序等
• 進行事實追蹤，以便進行記錄或注冊

欄目1.3 呼叫中心項目前期規(guī)劃面臨的挑戰(zhàn)

。。管理一個客戶聯(lián)絡(luò)中心將面臨著十分復(fù)雜，而且是來自多方面的挑戰(zhàn)。要實現(xiàn)呼叫中心成功運營，我們必須預(yù)先找到有效的解決方案，以應(yīng)對今后在呼叫中心運營管理階段所面臨的各種各樣的問題。

。。在呼叫中心項目前期規(guī)劃中，一些比較典型的涉及運營管理問題應(yīng)納入我們規(guī)劃的范疇，其中包括如下幾個方面：

• 呼叫中心的人力資源管理及客服代表的職業(yè)生命周期
  
  1． 尋找及雇傭合適的客戶服務(wù)代表
  。。- 如何尋找優(yōu)秀的客戶服務(wù)代表
  
  
  2． 培訓(xùn)
  。。- 有效培訓(xùn)課程的預(yù)算與實施
  。。- 對于培訓(xùn)成本與收益的評估
  
  3． 客戶服務(wù)代表的壓力與潛能
  。。- 起因
  。。- 征兆
  。。- 解決方案
  
  4． 在員工薪資福利與獎勵計劃中如何創(chuàng)新
  。。- 對新的員工薪資福利與獎勵計劃成效的評估
  
  5． 員工的維系
  
  
  6． 如何激勵員工的主動性工作和團隊精神

• 呼叫中心服務(wù)能力的規(guī)劃與預(yù)測
  
  1． 創(chuàng)建服務(wù)能力規(guī)劃模型用以優(yōu)化技術(shù)與人力資源
  。。- 模塊化的工具演示
  
  2． 了解開發(fā)預(yù)測模型所需的重要信息的來源
  
  3． 明確能夠提高人員排班精確度的資源
  
  4． 正確理解呼叫中心的接通率，正確處理顧客來電對于保證顧客滿意至關(guān)重要
  
  5． 將話務(wù)量接入理論運用于服務(wù)能力的規(guī)劃方面
  
  6． 決定人力資源與技術(shù)資源的需求
  
  7． 了解如何使用人員排班軟件
  
  8． 精準的話務(wù)量預(yù)測所產(chǎn)生的財務(wù)收益
  

。。呼叫中心管理者應(yīng)正確理解有效地管理每一次顧客垂詢對呼叫中心所帶來的影響，并清楚如何利用技術(shù)手段使服務(wù)處理的能力最大化。

• 顧客服務(wù)規(guī)劃與其對人員排班的影響
  
  1． 如何制定長期顧客服務(wù)戰(zhàn)略
  
  2． 了解來話量與負荷之間的區(qū)別
  
  3． 設(shè)計一種有效的日常排班計劃，需具備哪些條件
  
  4． 如何在勞動力資源與工作量之間保持平衡，并使來電處理和生產(chǎn)力保持最優(yōu)狀態(tài)
  
  5． 使用勞動力資源管理軟件進行排班，我們輕松的收集和錄入所有勞動力資源信息和話務(wù)量信息，排班計劃自動生成并顯示出來
  
  
• 客戶聯(lián)絡(luò)中心的技術(shù)：關(guān)鍵的實現(xiàn)因素
  
  1． 識別數(shù)字技術(shù)變革的領(lǐng)導(dǎo)者
  。。- 相關(guān)政策與新技術(shù)的贏利能力
  
  2． 網(wǎng)絡(luò)和最新技術(shù)
  。。- 從業(yè)務(wù)、物理與邏輯觀點進行分析
  
  3． 災(zāi)難覆蓋
  。。- 如何設(shè)計業(yè)務(wù)持續(xù)與事故防范計劃
  
  4． 基于數(shù)據(jù)庫的新技術(shù)
  
  5． 計算機電話集成技術(shù)
  
  6． 如何站在財務(wù)與人力資源的角度分析其應(yīng)用
  
  7． 與知識庫管理系統(tǒng)相關(guān)的技術(shù)
  
  8． 知識庫管理如何支持與增加顧客關(guān)系管理的能力
  
  9． 路由計劃
  。。- 設(shè)計來電路由將所有技術(shù)進行集成并超越顧客的期望

。。呼叫中心管理者應(yīng)深入地理解一個良好的信息管理系統(tǒng)如何顯著提高呼叫中心的運營效率以及顧客滿意度指標。

• 自助服務(wù)的通道：顧客實現(xiàn)因素
  
  1. 了解新興與熱門技術(shù)
  
  2. 自助服務(wù)技術(shù)的合理應(yīng)用
  
  3. 語音識別與處理技術(shù)的應(yīng)用
  。。- 這些成熟的技術(shù)如何在呼叫中心的運營中起作用
  
  4. 對于互聯(lián)網(wǎng)作為服務(wù)與銷售的渠道的進化
  。。- 成功與失敗的網(wǎng)絡(luò)公司，及互聯(lián)網(wǎng)的先驅(qū)
  
  5. IP電話通訊技術(shù)
  。。- 你需要何種技術(shù)
  。。- 會有何種新技術(shù)誕生
  
  6. 互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展
  。。- 下一步發(fā)展將會怎樣
  。。- 將呼叫中心與互聯(lián)網(wǎng)集成
  。。- 面向未來
  
  7. 在呼叫中心如何管理電子郵件業(yè)務(wù)應(yīng)用
  
  
• 來話者滿意度的衡量與管理
  
  1． 顧客如何評估你的呼叫中心所提供的服務(wù)
  
  2． 顧客滿意度與忠誠度之間的關(guān)系
  
  3． 呼叫中心運營與其對價值的理解如何相關(guān)聯(lián)
  
  4． 如何決定你的呼叫中心滿足顧客期望
  
  5． C.A.T.和電話調(diào)查數(shù)據(jù)收集方法
  。。- 成本與價值
  
  6． 涉及電話調(diào)查的問題
  。。- 調(diào)查實際結(jié)果
  
  7． 如何將收集到的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)變成為可用的信息
  。。- 對于呼叫中心整體，項目小組，團隊和客服代表個人
  
  8．來話者的感知中收集有用的改進管理的措施
  
  9．如何從實際電話調(diào)查中理解調(diào)研結(jié)果
  。。- 為持續(xù)改善管理進行措施的優(yōu)先級劃分
  

。。呼叫中心管理者應(yīng)理解呼叫中心服務(wù)戰(zhàn)略的意義與重要性，以及領(lǐng)導(dǎo)和組織機構(gòu)設(shè)置，與影響其顧客服務(wù)和交易的因素。

• 組織領(lǐng)導(dǎo)能力和戰(zhàn)略規(guī)劃
  
  1． 注重呼叫中心或客戶服務(wù)機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)能力的培養(yǎng)
  。。a) 培養(yǎng)高素質(zhì)，并具領(lǐng)導(dǎo)才能的管理人才
  。。b) 領(lǐng)導(dǎo)行為與工作的實踐
  
  2． 前瞻性發(fā)展目標的設(shè)定
  
  3． 呼叫中心或客戶服務(wù)中心的發(fā)展戰(zhàn)略的制定應(yīng)與公司總體方向保持一致
  
  4． 呼叫中心所有人員技能的培養(yǎng)應(yīng)遵循上級部門的規(guī)定
  
  5． 呼叫中心組織架構(gòu)的確定應(yīng)考慮企業(yè)整體情況
  
  6． 呼叫中心從客服代表到主管人員的優(yōu)化，應(yīng)考慮工作性質(zhì)、任期以及對其職權(quán)范圍的控制
  
  7． 項目管理要素
  
  8． 顧客投訴處理與管理技巧
  
  9． 加強對供應(yīng)商的管理可鞏固呼叫中心的運營
  
  
• 有效的來話處理和來話報告
  
  1． 如何使用客戶服務(wù)中心的數(shù)據(jù)獲取更多的競爭優(yōu)勢
  
  2． 在營業(yè)收入銳減的情況下，如何計算損失的市場
  。。- 立足損失的市場進行客戶挽回
  
  3． 從巨大的可用數(shù)據(jù)庫中創(chuàng)建真實反映運營情況的報表
  
  4． 從眾多的來電者中尋找重要顧客
  。。- 識別什么類型的顧客希望得到什么類型的服務(wù)
  
  5． 生成的管理報表能夠反映顧客來話處理情況
  
  6． 避免進入只進行話務(wù)量統(tǒng)計的管理報表的誤區(qū)
  
  

本文由作者向CTI論壇提供

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