近日，江蘇東洋之花化妝品股份有限公司（以下稱“東洋之花”）的ERP系統成功上線，通過實施Sage ERP X3 V6解決方案，東洋之花在統一產品和物料編碼的同時，實現了集團化采購和數據分析；基礎數據資料的標準化和共享；物流、財務流和信息流的整合。
東洋之花于1992年成立，經過20年的發(fā)展，現已發(fā)展成為民族化妝品行業(yè)的一面旗幟。早在1999年，東洋之花便在上海設立技術中心和市場研究中心，并在此基礎上，于2008年8月在上海張江高科技園區(qū)建立產供銷為一體的上海東洋之花公司張江基地。目前公司在上海、南通、蘇州設立了多處科研生產基地。上海原尚草化妝品有限公司（以下稱“原尚草”）的原尚草系列產品亦是東洋之花自主研發(fā)的品牌。
2008年，隨著公司集團發(fā)展戰(zhàn)略的需要和日趨激烈的市場競爭，為了滿足集團實際業(yè)務流程管理的需求，東洋之花開始信息化建設，積極進行ERP選型和項目部署實施。經過反復的選型評估，又經過一系列的商務洽談和產品測試，Sage ERP X3 V6最終憑借其廣泛的應用功能及緊密貼合行業(yè)需求的優(yōu)勢，成功和東洋之花簽約。
基于東洋之花三個公司三個地點的組織結構現狀，如果在Sage ERP X3 V6系統內都以單獨的公司形式設立，內部管理的交易就會非常復雜，特別是在頻繁的退貨和翻箱的情況下。因此，考慮到業(yè)務的拓展性和交易的簡化性，賽捷軟件將東洋之花的三個公司以三個職能形態(tài)的方式設立在同個公司之下，同時這三個公司都設立財務地點。即：讓江蘇東洋之花主導采購、生產和物流職能；上海東洋之花主導銷售職能，而原尚草的職能則進一步精簡，只擁有銷售職能和部分的采購職能，大部分的采購職能和生產職能都交付給江蘇東洋之花。這樣的設置，既符合當前人員的配置，也具有相當的拓展性。如果以后有新的公司和新的品牌需要獨立，都可以參照此項設置，與此同時，這樣的設置也極大的方便了以后進行單獨設賬以及設置與內部的關聯交易。
據了解，東洋之花在部署ERP系統之前，基本上都是采取傳統的手工作業(yè)，沒有規(guī)范的物料編碼，無法及時對報表進行統計。這就造成東洋之花倉庫管理雜亂、不規(guī)范，經過手工錄帳的倉庫庫存信息不準確。從基礎編碼維護角度來講，當時的東洋之花各種類別的編碼維護管理比較分散，申請時間、流程和標準不一，缺少專人負責管理，基本上是停留在“誰用誰申請，不用沒人管”的階段。
為了更好的管理基礎編碼，賽捷軟件結合化妝品生產制造業(yè)的特點，花費了大量的時間進行基礎資料的編碼設計。賽捷軟件建議東洋之花集中到某個部門某個角色去統一完成編碼管理，而后由東洋之花制定出符合編碼管理規(guī)范的統一的申請、啟用、信息修改、關閉等流程，以確保ERP編碼規(guī)范能夠切實被落實執(zhí)行，從而真正保證ERP系統的實施和運轉。
在ERP上線初期，為了最大程度的保證正常生產的進行，減少系統切換時所帶來的不穩(wěn)定性，賽捷軟件建議東洋之花暫時不使用Sage ERP X3 V6系統中的MRP直接轉成工單方式，而是先使用人工方式錄入工單。待整體系統流程正常運轉一段時間之后，再逐步使用MRP功能來實現系統的輔助處理。通過此種過渡方式，可以最大程度的減少系統切換給正常業(yè)務帶來的沖擊，降低員工對新信息系統應用的抵觸情緒，最大限度的及時發(fā)揮信息化系統的功用。
“ERP上線之后，極大的提高了公司的整體辦公效率。倉庫庫存和車間材料的記賬也愈發(fā)及時準確，生產計劃功能不僅讓PMC徹底從excel中解脫出來，而且也大幅提高了計劃的正確性，很大程度上減少了浪費，為公司節(jié)約了大量成本。有了Sage ERP平臺，員工的產值效益明顯提高。”東洋之花信息化主任史先生感嘆道。
Sage ERP X3的成功上線，讓東洋之花的各種業(yè)務（采購、倉庫、生產、質檢和銷售）都實現了流程控制，并實現了業(yè)務與財務的緊密集成，實現了業(yè)務間的聯動和共享，實現了公司流程的優(yōu)化和控制。與此同時，在改變原來依靠人工統計和整理數據的基礎上，集團內部的各種業(yè)務和財務數據的及時性和準確性都得到了大幅提升，從而在提高員工工作效率的同時，也為公司的決策分析提供了信息支持。
