只有包含正確的信息內(nèi)容，一套CRM軟件才能體現(xiàn)其價(jià)值。老程序員都知道這么一句話(huà)，“垃圾進(jìn)、垃圾出”。
　　那么，你該如何避免不完整、不正確、不相關(guān)，或過(guò)期的數(shù)據(jù)被錄入到CRM系統(tǒng)中呢?
　　首先，你需要了解哪些人是CRM的主要用戶(hù)，然后制定一套數(shù)據(jù)錄入制度，并定義使用規(guī)則。比如：哪些用戶(hù)有系統(tǒng)訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限;哪些用戶(hù)能創(chuàng)建、添加、修改或刪除記錄?然后將此信息轉(zhuǎn)交給系統(tǒng)管理員來(lái)采取相應(yīng)的措施。
　　其次，建立一套制度，在創(chuàng)建記錄之前先檢查有沒(méi)有重復(fù)數(shù)據(jù)。在錄入數(shù)據(jù)時(shí)是否允許采用縮寫(xiě)方式?比如IBM或I.B.M或International Business Machines Inc等。確保輸入的一致性能幫助你降低重復(fù)的幾率。
　　你的記錄及數(shù)據(jù)多久被創(chuàng)建或備份一次?你的客戶(hù)地址第一欄是統(tǒng)一填寫(xiě)郵政地址，還是公司實(shí)際地址?
　　進(jìn)行拼寫(xiě)檢查。當(dāng)有疑問(wèn)時(shí)，及時(shí)向客戶(hù)確認(rèn)。確認(rèn)公司名的類(lèi)型，比如LLC、Inc、PTY Ltd等。使用規(guī)則來(lái)創(chuàng)建新的檔案或用戶(hù)定義欄(UDF)。每當(dāng)需要建立新的UDF時(shí)，先要經(jīng)過(guò)許可。否則重復(fù)數(shù)據(jù)將會(huì)滲透到你的系統(tǒng)中。
　　確保email地址輸入正確。這是一個(gè)簡(jiǎn)單，但卻常見(jiàn)的錯(cuò)誤。如果你的軟件不支持，那就建立一套關(guān)于如何從郵件中創(chuàng)建記錄的制度。
　　誰(shuí)負(fù)責(zé)備份數(shù)據(jù)庫(kù)?如果他缺勤或不在辦公室，誰(shuí)來(lái)接替他的工作?多久做一次備份?用何種方式進(jìn)行備份?備份儲(chǔ)存在哪里?儲(chǔ)存位置或媒介是否安全?
　　一旦你建立了相應(yīng)的數(shù)據(jù)錄入制度，確保每名相關(guān)人員都了解并遵守該制度。如果有需要的話(huà)，每隔三個(gè)月或一定時(shí)期，就對(duì)制度進(jìn)行一次修訂。它能幫助你的員工了解公司想從數(shù)據(jù)中獲得哪些信息來(lái)進(jìn)行更為有效的市場(chǎng)活動(dòng)，生成更加精確的報(bào)表。
　　不要因?yàn)閿?shù)據(jù)質(zhì)量的問(wèn)題，而導(dǎo)致CRM系統(tǒng)無(wú)法發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值。

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