263EM企業(yè)即時通訊讓瑞麗內(nèi)部溝通更快捷
2011/08/11
隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，越來越多的企業(yè)開始認(rèn)識到企業(yè)即時通訊（EIM）的重要性。不過，仍然有不少企業(yè)對于EIM系統(tǒng)存在誤區(qū)，認(rèn)為企業(yè)即時通訊就是為解決中小企業(yè)溝通問題而量身打造的。殊不知，企業(yè)的體系越龐大、分支機構(gòu)越多，就越容易出現(xiàn)溝通困難、信息交流不暢、工作效率低下的問題。
北京《瑞麗》雜志社、北京博達新大陸廣告有限公司（以下簡稱瑞麗、博達），作為中國馳名的傳媒企業(yè)，已經(jīng)發(fā)展成以高檔期刊出版為核心，網(wǎng)絡(luò)、圖書等多種媒體以及廣告、發(fā)行、模特經(jīng)紀(jì)等多項業(yè)務(wù)的立體化企業(yè)。北京《瑞麗》雜志社總部設(shè)在北京，并在上海、廣州、香港三地都設(shè)有分公司。形成了以《瑞麗服飾美容》、《瑞麗伊人風(fēng)尚》、《瑞麗時尚先鋒》《瑞麗家居設(shè)計》《男人風(fēng)尚》等知名雜志為代表的期刊群�！度瘥惻跃W(wǎng)》打造出用戶量、影響度和創(chuàng)新力均大大領(lǐng)先的瑞麗數(shù)字媒體：瑞麗女性網(wǎng)（www.rayli.com.cn）、瑞麗電子雜志以及瑞麗無線。
然而，隨著企業(yè)的快速發(fā)展以及分支機構(gòu)的建立，總部與外埠分公司以及各分公司之間的溝通與信息共享等也越來越頻繁。而隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，對信息的傳遞時效性也越來越高。以往主要依靠電話、郵件、傳真的溝通方式，不僅通信成本高昂，而且工作效率低下，同時信息傳遞不及時、信息延誤等也常常給企業(yè)造成不必要的損失，已然無法滿足企業(yè)發(fā)展的需要。為了解決溝通難題、提高工作效率，瑞麗、博達決定部署一套企業(yè)即時通訊系統(tǒng)。
經(jīng)過多方試用與評測，瑞麗最終選擇了263EM作為其企業(yè)即時通訊的服務(wù)商。對此，負(fù)責(zé)部署的IT部門負(fù)責(zé)人表示：“雖然市場上同類產(chǎn)品品種繁多，且功能各有千秋。但企業(yè)即時通訊系統(tǒng)的功能要與企業(yè)的切實需求緊密結(jié)合，這樣才能最大限度的發(fā)揮企業(yè)即時通訊的作用與價值�！�
據(jù)了解，263EM基于“統(tǒng)一通信”的理念，除具有個人即時通訊的所有功能外，還無縫整合了迷你呼叫中心、短信、文件傳輸、視頻會議、即時通訊等多種通訊手段，提供了包括統(tǒng)一溝通、工作協(xié)同、知識庫建設(shè)等多種服務(wù)。與此同時，263EM企業(yè)即時通訊還無需企業(yè)部署服務(wù)器，即刻下載便可投入使用，方便、快捷；在功能方面，263EM還與電信供應(yīng)商達成合作，將企業(yè)即時通訊與電話、短信緊密結(jié)合，打破地域的限制，即便出差到國外也可以與企業(yè)聯(lián)系、溝通，及時反饋國外時尚市場的動態(tài)，以便企業(yè)做出快速反應(yīng)，真正做到零延時。
據(jù)IT部門負(fù)責(zé)人介紹，瑞麗、博達應(yīng)用263EM，使用最廣泛的兩大功能是：
一是支持多方的會議功能。以往瑞麗北京總公司與外埠分公司之間需要對于某一項目進行最終確認(rèn)的時候，通常要打三個以上的電話，因為要與不同地域的負(fù)責(zé)人進行溝通、協(xié)調(diào)，效率非常低下，尤其是遇到文本需要修改的情況，溝通周期更加漫長。而用263EM支持多方會議功能，只需要在EIM平臺上面進行操作，便可以同時與多個分公司的接口人進行溝通、協(xié)調(diào)。多方會議打破了電話溝通點對點的缺陷、彌補了郵件延時的缺點，讓企業(yè)之間能夠?qū)τ陧椖炕蛘呶募䞍?nèi)容做出快速反應(yīng)、快速決策，不但提高企業(yè)的工作效率，更降低了企業(yè)的溝通過成本。即便出差到國外，也可以保持暢通的交流，公司對國外的市場環(huán)境變化也能夠做出及時反應(yīng)，增強企業(yè)的市場競爭力。
二是文件傳輸功能。在使用企業(yè)即時通訊軟件之前，企業(yè)內(nèi)部文件傳送往往都是依靠個人IM軟件或者進行文件共享完成文件的傳輸工作。但用個人IM傳送文件擠占上網(wǎng)帶寬，勢必會影響其他員工的網(wǎng)速，造成工作效率的下降；而共享工作文件，雖然方便，但其安全性卻難以得到保證，如果文件被不法者私自盜取，必將給企業(yè)帶來災(zāi)難性的損失。263EM的文件傳輸功能提供了加密服務(wù)，相較于以往使用個人即時通信工具或者采用文件共享的方式，大大提高了文件傳輸?shù)陌踩�。并且在文件傳輸完畢后，會在后臺留下記錄，方便領(lǐng)導(dǎo)了解項目進度，更可以有效的落實企業(yè)問責(zé)制度，在出現(xiàn)紕漏時能夠避免員工之間推卸責(zé)任或者領(lǐng)導(dǎo)誤判的情況出現(xiàn)。
IT部門相關(guān)負(fù)責(zé)人認(rèn)為，263EM的企業(yè)組織結(jié)構(gòu)非常清晰，新員工到崗后很快就能夠了解公司的整體架構(gòu)以及各部門人員情況，工作需要協(xié)同時不僅能夠很快找到分布在不同部門和分公司的同事，而且通過提供的各種通信方式和知識庫等進行即時溝通和信息的實時分享，提高了工作效率。更為重要的，263EM的組織結(jié)構(gòu)以及員工姓名、職位等由管理員統(tǒng)一管理，員工個人無權(quán)限修改，既避免了個人即時通訊員工隨便填寫姓名、職位等信息從而給公司和其他同事造成的不良影響與不便，而且對離職員工的相關(guān)信息也便于及時處理。清晰完整的組織結(jié)構(gòu)，也讓總公司與各分公司員工就像在一個辦公室工作一樣，既拉近了彼此之間的距離，也使得彼此之間的溝通渠道順暢了。
顯然，企業(yè)即時通訊的使用，對于企業(yè)來講，無疑能夠降低成本、提高收益，加速企業(yè)發(fā)展；對于管理者來講，便于管理員工、建立順暢的企業(yè)內(nèi)部溝通機制，提高企業(yè)內(nèi)部的協(xié)同工作能力；對于員工來講，加強對于企業(yè)的了解與認(rèn)識，迅速融入集體并產(chǎn)生歸屬感。
“"瑞麗、博達"在使用了263EM企業(yè)即時通訊軟件之后，企業(yè)內(nèi)部的溝通變得更加快捷，并且263EM讓企業(yè)內(nèi)部的通訊做到了真正的及時化。”瑞麗IT部門相關(guān)負(fù)責(zé)人如此表示。
飛象網(wǎng)
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